ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ
Организация электронного документооборота
в коммерческом банке
Данный реферат подготовлен как составная часть учетной политики банка и
часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА коммерческого банка
План обзора:
1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций
3. Операции в операционном отделении
4. Обработка документов валютной бухгалтерии
5. Обменные пункты
6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия
7. Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных
технологий
Основной задачей организации технологии обработки учетной информации
является минимизация затрат на обработку, хранение и доступ к данным
аналитического и синтетического учета банка. Для достижения этой цели в
настоящее время применяются технологические и программно-технические
решения. Рассмотрим общие вопросы решения этой задачи, применяемые в
коммерческих банках
1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
В основу технологии положен принцип проведения всех операций клиента
бухгалтером, работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается
определенный номер (номер исполнителя) один или несколько. При открытии
счета задается номер владельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем
доступ исполнителя возможен только для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер
на своем рабочем месте имеет ряд программных продуктов, позволяющих
создавать необходимые документы, как в электронном виде, так и на бумажных
носителях. Документы при вводе группируются в пачки с контролем суммы пачки
и возможностью наблюдения за остатком счета.
Поступления принимаются с РКЦ в виде электронной посылки
администратором системы (в настоящее время документы только с признаком
“ЭЛЕКТРОННО”). Далее они автоматически относятся на счет расхождения с
корсчетом, на следующий день они также автоматически становятся на счета
клиентов. Остальные документы ,поступившие в банк, вводятся бухгалтером
вручную.
При вводе клиентских платежей осуществляется автоматический контроль
по справочнику БИК, ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте
ввода информации. При завершении ввода информации администратор системы
проводит централизованно обработку введенных документов с формированием и
печатью реестров и сводных авизо для предоставления их в РКЦ. Факт
завершения в текущем дне ввода информации по клиентским платежам
определяется расписанием обработки либо устным распоряжением начальника
учетно-операционного отдела. Сверка отпечатанных реестров с первичными
документами, предоставленными клиентами осуществляется определенным
работником бухгалтерии. По завершении сверки этот работник выдает устное
распоряжение администратору системы о подготовке электронной посылки, после
чего осуществляется ее отправка по системе электронной доставки в РКЦ.
Ввод документов проходящих по системе клиент-банк происходит под
контролем уполномоченного лица, специальным программным обеспечением.
Клиент, согласно графика, отправляет электронную посылку в банк.
Уполномоченный исполнитель проверяет электронные посылки на достоверность и
осуществляет печать нужного количества платежных поручений, которые
передает исполнителям, контролирующим счет клиента. Затем проводит экспорт
в общий массив электронных документов банка. Подготовка выписок для
передачи в системе клиент-банк производится администратором системы по
расписанию в автоматическом режиме.
Операции не связанные с клиентскими перечислениями, в течение
операционного дня проводятся без ограничения времени ввода документов. В
операционный интервал исполнитель имеет возможность видеть и распечатывать
лицевые счета по проводимым операциям.
По завершению операционного времени (конец дня) администратор системы
проводит общую обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По
завершению сверки лицевых счетов администратор системы осуществляет ряд
технологических операций и выдачу аналитической и синтетической отчетности
текущего дня. Это документы дня, бухгалтерский журнал, рублевый и валютный
балансы, регистры сальдовых остатков, расшифровки кассы, ведомость снятых
процентов, ведомость открытых и закрытых счетов. По завершению печати
документов производится загрузка в архивы данных и формирование таблиц базы
анализа работы банка. После этого все операции в этом дне считаются
завершенными. Исправления допускаются только при осуществлении процедуры
восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банка с
аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации в
восстанавливаемом интервале.
Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал работы
администратора в котором отражены все технологические моменты текущей
работы.
По начислению процентов раз в месяц производится снятие накопленных
процентов с выдачей ведомости снятых процентов. В ведомости снятых
процентов определена корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые
проценты зачисляются на счета в автоматическом или ручном режиме. По
зачисленным процентам выдается специальная ведомость. После контроля этих
ведомостей начальник учетно-операционного отдела выдает распоряжение
администратору системы о правильности зачисления процентов. Администратор
производит корректировку и экспорт в общий массив документов банка.
Особенности технологии сложившиеся
Для обеспечения отсутствия расхождения внутреннего кор.счета со
счетом в РКЦ осуществлен ряд технологических моментов. Всегда одновременно
открыты два операционных дня. Текущий сегодняшний и до 13-00 – вчерашний,
после 13-00 завтрашний. Платежи, полученные до 12-00, проводятся и
отправляются в РКЦ сегодняшним днем, после 12-00 следующим днем. Сверка и
обработка поступлений с выдачей лицевых производится только в текущем дне.
Электронные поступления текущего дня РКЦ отправляет лишь утром следующего
дня, поэтому администратор системы, полученные поступления зачисляет на
счета сумм зачисленных на к/с но не проведенные на счета клиентов
предыдущего дня (автоматически) и одновременно с этого же счета на р/счета
клиентов поступления предыдущего дня также автоматически
2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций
Сектор внутрибанковских операций, платежи связанные с перечислениями
корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1
Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковских операций
эксплуатирует программное обеспечение по учету заработной платы, учету
бензина, склад, расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных
средств, учет нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные
комплексы работают автономно. Ввод и контроль входных документов
осуществляются внутри соответствующих комплексов. Связь с массивом
документов банка осуществляется либо посредством экспорта документов, либо
вручную вводом в операционный день банка согласно правилам, определенным в
п. 1
Бухгалтер рублевой бухгалтерии, оформляет счета фактуры на своем
рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формирует программный комплекс
сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет возможность
печати и просмотра этой книги.
Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах осуществляется
автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам выдается
программным путем..
Операция закрытия отчетного периода осуществляется также в
автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по форме
2 ОКУД и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.
3. Операция в операционном отделении
Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, операционное
отделение проводит по схеме, описанной в п.1. Основное отличие заключается
в том, что документы группируются в специальные пачки и в электронном виде
поступают в головной банк по графику обмена информации. Выписки по счетам,
также согласно графика, в электронном виде приходят в операционное
отделение. Работа операционного отделения по сберегательным операциям
описана в п. 6
4. Обработка документов валютной бухгалтерии
Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, валютная бухгалтерия
проводит схеме, описанной в п.1. Особенности технологии электронного
документооборота в части работы обменных и вкладных операций описаны ниже.
5. Обменные пункты
Документооборот в обменных пунктах складывается из двух частей.
Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных пунктов и
документы собственно обменных пунктов.
В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного пункта
получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и курсы покупки
продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном программном
обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу валюты,
регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно показывает
количество купленной и проданной валюты, остаток рублей и валюты,
количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта
выводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с
итогом работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную
бухгалтерию.
Валютная бухгалтерия принимает информацию с обменного пункта и
автоматически, программным путем, формирует проводки, экспортируемые в
общий массив документов банка. Описи сумок инкассации в валютной
бухгалтерии готовятся также программным путем
6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия
В основу технологии обработки учетной информации для сберегательных
операций положен принцип осуществления программного последконтроля и
автономности работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие
процентов, движение средств по счетам осуществляется непосредственно в
сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работник
сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов
и в электронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в
централизованную бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится
дискета с аналитической информацией и с инкассацией доставляется в
централизованную бухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии
осуществляет контроль и печать сводных мемориальных ордеров по проводкам в
операционный день банка со специальной машины.
Аналитическая информация экспортируется в специальный программный
комплекс, где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование и
расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела ценных бумаг.
Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытые в сберегательных
кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер
централизованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой
формы, прошедшей в сберегательной кассе.
Специальная машина обрабатывает только групповую информацию и имеет
включение в сеть банка.
7.Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных
технологий
В основу принятия решений о технической модернизации и
доукомплектования средствами вычислительной техники положен принцип
ориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемой
работы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу
банка в целом, далее отделы и группы, непосредственно обеспечивающие
доходность и устойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом
цикле комплектуются средствами вычислительной техники только для выполнения
конкретной задачи.